Ein Stadtarchiv hat die Aufgabe, wichtige Dokumente und Unterlagen zu sammeln und zu verwahren, welche die Verwaltung und die Geschichte einer Stadt betreffen. Das dies nicht immer einfach ist, zeigt die Geschichte des Stadtarchiv Kassels.
Im Jahr 1239 besucht Landgraf Hermann von Thüringen seinen westlichen Landesteil und somit Kassel, dabei musste er feststellen, dass die Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten nicht jedem Bürger anvertraut werden kann, denn die Urkunde zum vorher verliehenen Stadtrecht und die dazugehörigen Siegel sind nicht mehr auffindbar. Ob damals schon ein Archiv existierte ist nicht überliefert. Der Landgraf stellt aber eine neue Urkunde aus.
1408 wird das Rathaus am Altmarkt gebaut. Dabei fand auch das Stadtarchiv einen Platz in der Nähe des Treppenturms. Ob und wo vorher ein Archiv untergebracht war, konnte bisher nicht rekonstruiert werden, im Altstädter Rathaus fand das Archiv aber gute 400 Jahre eine sichere Unterkunft. Hier wurden die wichtigsten Unterlagen gesammelt und aufbewahrt. Eine öffentliche Zugänglichkeit bestand noch nicht, da die Unterlagen mehr der Rechtsprechung dienten und diese der Obrigkeit oblag. Dies änderte sich erst nach der französischen Revolution, durch die Einführung des französischen Archivgesetzes 1794 als auch das Bürgertum Anspruch auf eine Einsicht in die Akten hatte sowie der wissenschaftliche und historische Wert der Unterlagen an Bedeutung gewann.
Dass die Bedeutung von historischen Unterlagen für die meisten Menschen keine Rolle spielte, zeigte sich 1808, als auf Antrag des Bürgermeisters Freiherr von Canstein die im Altstädter Rathaus gelagerten Unterlagen zum Verkauf freigegeben wurden. Diese nahmen Platz weg und galten als veraltet. Sie wurden bei einer öffentlichen Versteigerung an den Meistbietenden veräußert und fanden so den Weg in den Privatbesitz vieler Familien sowie in die Militärlager zur Herstellung von Papierhülsen für Munition. Nur wenige Dokumente wurden in das Oberneustädter Rathaus verbracht und lagerten dort zunächst wenig beachtet. Erst ab den 1820er Jahren stieg das Interesse am Archivwesen und das Archiv der Stadt wurde im Oberneustädter Rathaus eingerichtet. Das Altstädter Rathaus wurde 1837 abgerissen. 1840 wird der Archivrat Landau als erster namentlich bekannter Archivar aufgeführt.
Seit 1885 konnte erstmalig unter Leitung des Bibliothekars und späteren Leiters der Landesbibliothek Dr. Hugo Brunner eine systematische Ordnung der Bestände vorgenommen werden. Im Jahr 1905 wurden die Räumlichkeiten im Rathaus zu klein und die Bestände wurden in die Murhardsche Bibliothek überführt, welche auch organisatorisch mit dem Stadtarchiv verbunden wurde. Dies geschah unter der Leitung des Stadtbibliothekars Paul Heidelbach. 30 Jahre später zog das Archiv wieder als eigenständige Verwaltungseinheit ins Rathaus zurück.
Nach mehreren Umzügen innerhalb des neuen Rathauses fand das Archiv seinen Platz im Erdgeschoss des Seitenflügels an der Fünffensterstraße, direkt neben der Schreinerwerkstatt - über Brandschutzmaßnahmen bei Kulturgut machte man sich damals noch keine Gedanken.
Neuer hauptamtlicher Bearbeiter des Archivs war Wilhelm Ide, welcher die Bestände in einen Urkundenbestand mit 926 Exemplaren aus den Jahren 1316-1856 und einen nicht genau spezifizierten Aktenbestand mit 26 Hauptgruppen ordnete. Der Fokus lag vermehrt auf der Familienforschung. Wilhelm Ide war es auch, welcher versuchte das Archiv während des zweiten Weltkriegs auszulagern und vor möglichen Angriffen zu schützen. Einer Auslagerung wurde nicht stattgegeben und so wurde das Archiv am 22. Oktober 1943 bei dem schwersten Angriff auf die Stadt Kassel nahezu vollständig zerstört. Nur wenige Einzelstücke, welche zur Bearbeitung an anderen Stellen lagerten, konnten gesichert werden. Ide brachte die Unterlagen in die Nähe von Marburg und begann damit, den Bestand mit Reproduktionen aus dem Staatsarchiv zu füllen. Diese Aufgabe brachte Ide jedoch nicht mehr zu Ende.
Der Oberstudienrat Dr. Friderici, welcher bereits 1944 mit einem Neuaufbau des Archivs beauftragt wurde, lagerte die verbliebenden Sammlungen nach Karlshafen aus und begann dort mit einer vorläufigen Ordnung und Signierung der Bestände.
Am 1. Februar 1946 wurden die Unterlagen wieder nach Kassel zurückgebracht. Durch mehrfache Umzüge wurden weitere Unterlagen durch Wasser und Verluste beschädigt und der Bestand dezimierte sich.
1948 übernahm Erwin W. Ebert die Betreuung der Bestände, Friderici blieb als Berater im neu aufzubauenden Archiv. Ebert begann eine Gesamtordnung der Bestände und einer damit einhergehenden Schlagwortdatei. 1952 wurde wieder Friderici Leiter des Stadtarchivs. Es folgten drei weitere Umzüge.
1958 konnte das Archiv in das Schlösschen Bellevue an der Schönen Aussicht ziehen und der wissenschaftliche Mitarbeiter Dr. Wilhelm Niemeyers, welcher 1959 eingestellt wurde, ordnete die Bestände erstmalig nach dem Provenienzprinzips, also nach Herkunft. 1963 übernahm Niemeyers die Leitung des Stadtarchivs. Nach jahrelanger Bemühung der Archivare das Stadtarchiv wieder optimal unterzubringen, wurde die Unterbringung in das Dachgeschoss des wiederaufgebauten Marstallgebäudes geplant.
1966 verstarb Niemeyers und Friderici übernahm erneut die Leitung des Archivs, welches er 1962 bereits verlassen hatte. 1967 erfolgte dann der Umzug in das Dachgeschoss des Marstalls. Friderici war noch bis 1969 im Archiv tätig.
Nachfolgend übernahm der Archivar Dr. Richard Litterscheid die Leitung des Archivs, welcher bereits seit 1968 Mitarbeiter war. Bereits Anfang der 1970er Jahre wurden die Kapazitäten der Magazine im Marstallgebäude zu klein, da wieder größere Abgaben der Stadtverwaltung erfolgten.
Kleinere Ausstellungen lockten wieder mehr Besucher und Nutzer in das Archiv, größere Ausstellungen wurden in Stadtteiltreffs oder im Rathaus durchgeführt. Dr. Litterscheid blieb bis 1977 Leiter des Archivs, anschließend folgte ihm Volker Quer, welcher bis 1982 das Archiv leitete.
1983 übernahm Frank Roland Klaube die Leitung des Stadtarchivs. Er war bereits einige Jahre als Mitarbeiter im Archiv tätig, und brachte als Leiter das Interesse am Archiv durch vermehrte Öffentlichkeitsarbeit wieder voran.
Klaube schied 2008 aus dem Dienst der Stadt aus und wurde von Sigrid Schieber abgelöst, welche als erste Frau die Leitung des Archivs übernahm. Sie initiierte, dass das Archiv den ersten Schritt in die Digitalisierung der vorhandenen Bestände ging und mit der Archiv-Datenbank HADIS seine Bestände für eine Online-Recherche zur Verfügung stellen konnte. Schieber blieb jedoch nur 11 Monate in Kassel und so wurde das Archiv zunächst kommissarisch von Frau Ursula Kubilas bis 2010 geführt.
2010 fand sich mit Frau Dr. Alexandra Lutz eine Archivarin für die Leitungsposition. Unter Frau Dr. Lutz konnten einige Förderprojekte umgesetzt werden, um die Bestände des Archivs zu verzeichnen, also digital recherchierbar zu machen. Auch wurde die Recherchedatenbank HADIS in das hessenweite Archivinformationssystem ARCINSYS importiert, um so eine höhere Reichweite zur Online-Recherche zu ermöglichen. 2013 verließ Frau Dr. Lutz Kassel.
Mit Dr. Stephan Schwenke hat das Stadtarchiv seit 2014 einen neuen Leiter. Unter Dr. Schwenke ging die Bilddatenbank des Archivs online, welche eine Recherche in dem umfangreichen Fotobestand ermöglicht. Die Öffentlichkeitsarbeit wurde weiter ausgebaut und auch Kooperationen mit Kasseler Vereinen initiiert. Des Weiteren wurde auch die digitale Langzeitarchivierung, sowie seit 2018 die erfolgreiche Ausbildung von Nachwuchskräften zur/m Fachangestellter/n für Medien und Informationsdienste im der Fachrichtung Archiv (FaMI) begonnen.
Seit 2021 konnten unter Dr. Schwenke mehrere fachlich ausgebildete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, darunter Archivarinnen und Fachangestellte für Medien und Informationsdienste und Historikerinnen und Historiker für das Stadtarchiv gewonnen werden. Diese arbeiten daran, die Unterlagen der Stadtverwaltung und -geschichte zu sammeln, zu sichern und öffentlich zugänglich zu machen, Führungen und Veranstaltungen zu organisieren und das Stadtarchiv öffentlichkeitswirksam zu präsentieren.
Daneben engagiert sich das Stadtarchiv Kassel im VdA (Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V.), der BKK (Bundeskonferenz der Kommunalarchive), nestor e.V. (Verein zur digitalen Langzeitarchivierung), dem DIMAG-Verbundbetrieb Hessen (Digitales Magazin), dem Arbeitskreis Nordhessischer Archive und dem Notfallverbund Nordhessen.
Seit 2024 finden umfassende Umbauarbeiten im Marstallgebäude statt, in dem das Stadtarchiv seit 1967 beheimatet ist. Ein weiterer Umzug der Verwaltungsräume und die Vergrößerung der Magazinräume sowie des Lesesaals sind für 2026 geplant, um zukünftig alle Interessenten im Stadtarchiv Kassel auch weiterhin willkommen zu heißen.